Als de organisatie groeit, dan groeien de systemen toch ook mee?

Vorig jaar groeide Vijfhart IT-Opleidingen uit haar voegen. Het management besloot het roer om te gooien en de bestaande maatwerk software, het ERP systeem, stapsgewijs te vervangen om deze voor de users gebruiksvriendelijker te maken. De IT-afdeling kreeg met het Easy bus platform de juiste tools in handen voor het voldoen aan de groeiende IT wensen van een organisatie met een alsmaar toenemend personeelsbestand. Wij spraken Vijfharts, senior developer: John Grasso en vroegen hem hoe hij het bloeiende jaar heeft ervaren en of hij systeemintegratie tips heeft voor andere organisaties.

Met een ruim aanbod, aan technische en Soft Skills IT opleidingen, is Vijfhart dé opleidingsspecialist van Nederland. In 2018 wonnen zij de award van Computable voor Opleider van het jaar. In een aantal jaar is de organisatie flink gegroeid. De groei betekende naast meer medewerkers: meer projecten en nog meer IT wensen. Voor de IT afdeling was het dan ook een behoorlijke kluif om bestaande systemen veilig en correct aan elkaar ‘geknoopt’ te houden. Het IT team moest sneller ontwikkelen om te blijven voldoen aan de binnenstromende wensen. ‘Het was écht bijna niet meer bij te houden!’, aldus John. ‘Het bouwen van maatwerk oplossingen vergt tijd, omdat je vaak code tikt met de hand. Daarnaast waren de systemen in gebruiksvriendelijkheid niet te rijmen met het gebruikersgemak van de cloudprogramma’s. We moesten meegroeien.’

Meegroeien

Met de programma’s van tegenwoordig versleep je agenda afspraken zo naar de juiste datum. Zo gepiept, vooral met de juiste grafische interface. Met technologisch verouderde systemen zal je daarvoor een aantal administratieve stappen moeten doorlopen om dit voor elkaar te krijgen. Beetje gechargeerd voorbeeld, maar hier wilde Vijfhart vanaf. Als IT-opleider wil je natuurlijk met een fraai IT-systeem draaien dat tegelijkertijd zowel technologisch, als functioneel het beste past bij de organisatie.

In eerste instantie ging John op zoek, rondvragen naar de juiste systeemintegratie oplossing voor Vijfharts groei. Telkens weer kwam het advies bij een Enterprise Service Bus platform (ESB) uit. Online vond hij een duidelijke uitleg in de systeemintegratie evolutie ESB – whitepaper van iTrajectum. Oftewel: een modulaire stekkerdoos die handvatten biedt aan IT om in rap tempo koppelingen te ontwikkelen.

‘Easy bus is de universele reisstekker: overal aan koppelen en daar dan iets mee doen.’

De mogelijkheid om er daadwerkelijk alles (on-premise, cloud of zelfs Excelbestanden) mee te  koppelen sprak aan. Hybride werken is volgens developer John een van de grote voordelen van de Easy bus, omdat je nooit weet hoe snel softwarepakketten zich in de toekomst ontwikkelen. “Easy bus is de universele reisstekker: overal aan koppelen en daar dan iets mee doen’. De whitepaper uitleg gaf hem een betrouwbare eerste indruk en daarop besloot John iTrajectum te mailen.  

Om de groei te kunnen ondervangen besloot het management stapsgewijs nieuwe softwarepakketten aan te schaffen. Prioriteit in het selecteren van software was het gebruikersgemak voor personeel en de koppelbaarheid. Met het Easy bus platform vond Vijfhart een oplossing om de oude, nieuwe en toekomstige systemen aan elkaar te verbinden en de IT afdeling praktische tools in handen te geven. Over het aan elkaar koppelen van de nieuwe pakketten hoefde de IT zich volgens John minder zorgen te maken, omdat dit met de Easy bus heel makkelijk gaat. In slechts een paar weken stond het Easy bus platform klaar en in 2 weken was het IT team opgeleid om het platform zelf verder uit te bouwen.

Wat heeft de Easy bus opgeleverd?

Easy bus verbindt alle systemen met elkaar, zodat deze gegevens met elkaar uitwisselen. Van automatische facturatie, realtime inzicht in financiële gegevens, koppelingen met externe partijen, naar website inschrijvingen die automatisch in het CRM en opleidingen systeem terecht komen. Met Easy bus gaat er nu, na afronding van een opleiding, automatisch een evaluatieformulier de deur uit, naar zowel de docenten als de cursisten. De evaluaties zijn gekoppeld met een klantenonderzoek softwarepakket in de cloud. Uit de data ontvangen managers rapportages over hoe goed opleidingen zijn beoordeeld. Mocht een cursist een lage waardering geven, dan kan middels de evaluatie van de docent en andere cursisten gekeken worden naar waarom de beleving van deze cursist minder positief was. Dit soort zaken kunnen nu eenvoudig in beeld gebracht worden met cijfers en grafieken.

Wat voor tips heeft John voor bedrijven die ook op zoek zijn naar een integratie oplossing?

John tipt MKB bedrijven goed rond te kijken voor de meest geschikte systeemintegratie oplossing. Veel clubs vragen het bedrijfsleven onrealistisch hoge bedragen voor een ESB platform. De startkosten van cloud pakketten ogen laag, maar de uiteindelijke kosten lopen fors op. Als je aan elkaar wilt koppelen, dan zal je persoonsgegevens, ofwel data moeten gaan overtikken of handmatig overnemen. Een ESB platform lijkt duur, maar het scheelt de kosten van administratieve medewerkers en data is nauwkeuriger. Laat je dus uitgebreid informeren, stel kritische vragen en volg je gevoel uit de informatie die je verkrijgt. Normaliter heb je al gauw contact met salesmensen die technisch onvoldoende onderlegd zijn. Bij iTrajectum krijg je advies van een échte techneut en ze hebben een aantrekkelijke prijs. De samenstelling van het pakket waarvoor wij kozen was ruim 30% goedkoper dan bij concurrerende partijen.

Tot slot: wat gaan jullie nog verder integreren?

Nu het IT team opgeleid is om zelfstandig verder te ontwikkelen met het Easy bus platform zijn ze de softwarepakketten stuk voor stuk aan het vernieuwen en koppelen. Langzamerhand is John, samen met collega’s, de stekkers voor de stekkerdoos aan het ontwikkelen met de Easy bus tools. Dit jaar gaat hij het opleidingen systeem van on-premise naar de cloud verhuizen. Ook het datawarehouse inclusief Power BI wordt gekoppeld aan de Easy bus. Alle data komt daardoor in overzichtelijke managementdashboards. “Want als de organisatie groeit, dan groeien de systemen toch ook mee?”

Ben jij benieuwd hoe de Easy bus een centrale rol kan spelen in de groei van jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op, net als John.